Vrtec sprejema predšolske otroke od dopolnjenega enega leta starosti do vstopa v osnovno šolo. Izjemoma vrtec sprejme mlajše otroke ob zaključku starševskega dopusta, vendar ne mlajših od 11 mesecev.

Vrtec vpisuje in sprejema otroke v svoje programe na podlagi pisnih prijav vse leto. Sprejem otrok za novo šolsko leto je s 1. septembrom koledarskega leta. Starši, ki želijo otroka vključiti v vrtec z novim šolskim letom, morajo vlogo oddati najkasneje do konca razpisnega roka, praviloma do konca marca.

V primeru prostih mest lahko vrtec sprejme otroka, ki izpolnjuje pogoje za sprejem, tudi med šolskim letom.

Prijavo za sprejem otroka v vrtec vložijo starši ali zakoniti skrbniki otroka (v nadaljevanju: starši) na upravi šole, v vrtcu Žužemberk neposredno, po pošti, po faksu,  ali po elektronski pošti.
Vloga za vpis otroka v vrtec je na razpolago na upravi šole, v vseh enotah vrtca, pri svetovalni delavki in na spletni strani Vrtca Žužemberk.

Vrtec staršem izda odločbo o sprejemu otroka v vrtec in pogodbo, ki jo podpišeta obe stranki. Starši pred vključitvijo otroka v vrtec pri otrokovem pediatru pridobijo zdravniško potrdilo, na pristojni center za socialno delo pa v mesecu pred sprejemom v vrtec oddajo vlogo za znižano plačilo vrtca (obrazec pod zavihkom plačilo staršev). V primeru, da starši vloge ne oddajo pravočasno, se jim zaračuna plačilo v višini 77% cene programa.

V juniju je za starše otrok, ki vrtec prvič začnejo obiskovati 1. 9., organiziran roditeljski sestanek, na katerem svetovalna delavka staršem predstavi program vrtca, pravilnik o poslovanju in jim predstavi uvajanje v vrtec ter značilnosti uvajalnega obdobja. Zadnji teden v avgustu otrokova vzgojiteljica starše povabi na individualni informativni pogovor, da pridobi podatke o otroku (navade glede hranjenja, spanja, morebitne zdravstvene posebnosti,…), ki so pomembni za zagotavljanje varnega in prijetnega okolja za vsakega otroka. Pogovor je tudi priložnost za pripravo načrta uvajanja otroka v vrtec.